IBTM Arabia: Midiendo el valor de los eventos

Respondiendo a la pregunta '¿Qué valor tiene un evento?' puede ser un desafío: ¿cómo se mide algo donde el concepto de éxito es difícil de precisar y hay tantos resultados potenciales?

Para algunos, es suficiente saber que se obtienen enormes beneficios al conocer a los compradores cara a cara en un entorno hecho a la medida de sus necesidades, y esto está bien hasta cierto punto, pero si queremos justificar los presupuestos y el tiempo fuera de la oficina, es necesaria alguna forma de medición realista del valor de los eventos.

Danielle Curtis, directora de exposiciones - Oriente Medio, Arabian Travel Market e IBTM Arabia analiza las opciones de medición disponibles y ofrece ejemplos de cómo utilizarlas.

Los eventos se miden comúnmente en términos de retorno de la inversión (ROI) y, más recientemente, retorno de los objetivos (ROO). El ROI tiene una visión limitada del resultado del evento. Simplemente compara cuánto presupuesto invirtió, con cuánto aumentó esa inversión como resultado del evento. Por ejemplo, el costo del paquete del evento que le permite tener reuniones individuales con los compradores alojados, en comparación con los ingresos generados como consecuencia de esas reuniones. Crea una proporción y ese es tu ROI.

Aparentemente sencillo, pero la realidad es un poco más compleja. El ROI no tiene en cuenta el valor total de las nuevas relaciones que resultan ser a largo plazo y no tiene forma de agregar un valor monetario a las referencias indirectas que pueda recibir como resultado de esas reuniones. ROO tiene una mentalidad un poco más abierta. Es un enfoque que mide el éxito de un evento en función de un conjunto definido de objetivos, además del rendimiento financiero.

Para mostrar el ROI o el ROO, o ambos, debe tener algo para medir del evento. Medir las ofertas de ventas aseguradas contra el costo de los eventos para revelar el ROI es sencillo, pero si sus objetivos son menos tangibles o no cuantificables, como educar a los compradores sobre su gama de productos o aumentar la conciencia del mercado, deberá incorporar elementos específicos que son medibles. Hay varias formas establecidas de hacer esto y si comprende sus objetivos y contenido, es probable que pueda desarrollar sus propios métodos. Para comenzar, aquí hay algunas ideas:

Establezca metas a alcanzar durante el evento.

Establezca resultados particulares para las reuniones cara a cara, por ejemplo, apunte a acordar un cierto número de reuniones de seguimiento después del evento o para un número específico de reuniones de compradores para dar lugar a explicaciones detalladas de un producto, servicio o proceso. Por lo tanto, puede establecer su objetivo en 20 reuniones de seguimiento o 32 compradores que soliciten presentaciones de productos extensas y profundas y medir si lo logra. Asegúrese de comprender claramente qué nivel de participación considera un éxito.

Muchos tipos diferentes de compradores asisten a eventos y sesiones de networking, algunos serán más relevantes para su negocio que otros, por lo que puede establecer objetivos para intercambiar contactos con miembros específicos de la audiencia objetivo. Por ejemplo, una empresa de gestión de destinos con especialidades en experiencias de lujo a medida puede querer conectarse con 10 compradores que representan a clientes corporativos de alto nivel. Es un objetivo valioso y fácil de medir.

Encuesta a tus delegados

Las encuestas y pruebas realizadas durante el evento, o en los meses y semanas posteriores al mismo, son otra forma confiable de determinar si un objetivo educativo o informativo, como la conciencia de mercado de una marca o el lanzamiento de un nuevo producto, ha logrado sus objetivos y con qué efecto. . Para mostrar una correlación cualitativa entre el evento y el logro del resultado deseado, muchos optan por encuestar a los delegados inmediatamente antes del evento e inmediatamente después. Un cambio en sus respuestas (con suerte en la dirección requerida) es una medida confiable del efecto del evento.

Hablamos con Rajesh W. Pereira, CEO de Matrix AVE sobre cómo evalúa el ROI o el ROO de asistir a IBTM Arabia: “Matrix AVE ha asistido a la feria desde los primeros días. No esperamos negocios de la noche a la mañana, pero mi objetivo es que los Hosted Buyers sepan quiénes somos; es un ejercicio de marketing ante todo. Queremos establecer conexiones con compradores en nuevos mercados, y estamos especialmente interesados ​​en los DMC entrantes en países como Rusia, que ahora pueden obtener una visa al ingresar a los Emiratos Árabes Unidos, lo que hace que sea más fácil y económico hacer negocios con ellos.

“Tenemos muchos más clientes potenciales como resultado de nuestra asistencia, y hacemos un seguimiento regular de los contactos que hemos hecho en IBTM Arabia.

“Realmente disfrutamos participando en todos los eventos sociales en IBTM Arabia, los eventos de networking vespertinos y los días de descubrimiento, esto se debe a que todos están fuera de sus zonas de confort e inevitablemente te encuentras con personas que no están en tu radar o en tu diario, y terminas hablando de lo divertidas que han sido las actividades y, antes de darte cuenta, has establecido una nueva e inesperada conexión comercial ".

Ahí lo tiene, los dos métodos principales para medir el éxito de un evento en pocas palabras, ya sea que elija ROI, ROO o una combinación de ambos, encontrará que la información proporcionada por los resultados es una herramienta poderosa para realizar mejoras constantes en el éxito de su evento. .

IBTM Arabia es parte de la cartera global de IBTM de ferias comerciales de la industria de reuniones y eventos y el evento más establecido de su tipo en la industria MENA MICE. En su evento de 2018, el 63% de los compradores colocaron negocios con los expositores a un valor promedio de £ 86,000 por negocio. El evento tendrá lugar el próximo año en Jumeirah Etihad Towers del 25 al 27 de marzo y reunirá a expositores de Egipto, Túnez, Marruecos, Turquía, Rusia, Asia central, Georgia, Armenia y Chipre, así como los Emiratos Árabes Unidos y el CCG, para tres días de reuniones mutuas, emocionantes actividades culturales, eventos de networking y sesiones educativas inspiradoras.