Profesionales de las reuniones: los teléfonos inteligentes y las tabletas deben estar prohibidos en las reuniones

Pocos argumentarían que la poderosa necesidad de ver contenido y mensajes de teléfonos inteligentes y tabletas a menudo interrumpe las discusiones, la capacidad de atención y los trenes de pensamiento de las personas. Pero, ¿hasta qué punto estos dispositivos tienen una influencia negativa en las reuniones y sesiones educativas, y debería prohibirse tenerlos puestos y revisarlos constantemente?

Algunos expertos en negocios están de acuerdo con una política de "no dispositivo". En Harvard Business Review, por ejemplo, la editora colaboradora Amy Gallo respaldó decididamente este enfoque. En un artículo titulado 'La guía resumida para dirigir reuniones'', recomienda que los organizadores 'prohíban los dispositivos: inevitablemente distraen a todos'.

El factor principal en la opinión de Gallo son las opiniones de Francesca Gino, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard. Según Gino, muchas personas piensan que pueden realizar múltiples tareas mientras escuchan a alguien en una reunión, pero las investigaciones muestran que no es así. “La multitarea es simplemente una actividad mítica. Podemos hacer tareas simples como caminar y hablar al mismo tiempo, pero el cerebro no puede realizar múltiples tareas”, dice Gino. “De hecho, los estudios muestran que una persona que intenta realizar múltiples tareas tarda un 50 % más en realizar una tarea y comete hasta un 50 % más de errores”. El neurocientífico Dr. Daniel Levitin en su libro 'La mente organizada' describe la multitarea como una 'ilusión diabólica'.

Una pista de por qué muchos delegados sienten la necesidad de seguir revisando sus teléfonos en busca de mensajes se puede encontrar en una investigación reciente encargada por Warwick Conferences. Esto encontró que mientras estaba fuera de la oficina en cursos de capacitación, el 81 por ciento de los encuestados había recibido correos electrónicos solicitando que se completara la acción en ese momento, a veces del gerente que los había enviado al curso.

Carina Bauer, directora ejecutiva de IMEX Group, comentó: “La influencia disruptiva y que distrae los mensajes de teléfonos inteligentes y dispositivos en las reuniones es claramente muy poderosa, pero también lo es el impulso y, a menudo, la presión (percibida o real) para verificar y responder a las solicitudes y noticias en tiempo real.

“El debate es si luchar contra los dispositivos y su contenido o aceptarlos e incluso integrarlos. Hay una serie de aplicaciones, como las aplicaciones de respuesta de la audiencia (Sli.do), o incluso aplicaciones que convierten su teléfono en un micrófono (micrófonos para multitudes) que hacen que los dispositivos móviles sean una parte genuinamente útil de la reunión o el evento, cuando se usan en la forma en que el orador u organizador pretende. Y, la dura realidad en un contexto empresarial es que, en la práctica, a menudo sería muy difícil implementar una prohibición que se mantenga.

“Quizás un enfoque más sensato es dar a los delegados espacio y tiempo dentro de cada evento para verificar y responder a los mensajes importantes, de modo que puedan concentrarse completamente en el contenido cuando realmente estén en una sesión. En última instancia, la inversión de tiempo y dinero en asistir a un evento debería asegurar que los delegados quieran mantenerse enfocados en el contenido, tanto como deseen mantenerse al día con sus correos electrónicos”.

Las preguntas de IMEX Group se hicieron como parte de la investigación trimestral de Meetings Outlook de MPI en otoño de 2015.

eTN es un socio de medios de IMEX.