Cinco desafíos a los que se enfrenta la industria de las reuniones en 2019

Presupuestos de reuniones ajustados, presiones de tiempo, problemas organizativos, falta de creatividad en los hoteles, mandatos cada vez más complejos y costosos en la restauración, la necesidad de experiencias más dinámicas y enriquecedoras y la resistencia al cambio: estos son algunos de los principales desafíos que enfrenta la industria de las reuniones en 2019. .Teneo Hospitality Group encuestó a 150 organizadores de reuniones y hoteleros sobre los desafíos que enfrentan para competir de manera efectiva en el cambiante y complicado mercado actual. Curiosamente, algunos de los desafíos que enfrentan los planificadores son internos, dentro de sus propias organizaciones. Todos identificaron presupuestos de reuniones limitados, falta de tiempo y culturas corporativas algo inflexibles que dieron lugar a problemas adicionales como la falta de innovación y el control deficiente de costos.

“'Muchos de estos desafíos, y sus soluciones, son interdependientes”, dice el presidente de Teneo, Mike Schugt. Señala que los profesionales de las reuniones dicen que tienen preocupaciones dentro de su organización y culturas corporativas que contribuyen a la resistencia al cambio, lo que resulta en presupuestos que se ven afectados negativamente. Los planificadores también dicen que estos desafíos, junto con las muchas demandas de tiempo, inhiben las estrategias creativas que de otro modo podrían ayudar a resolver los obstáculos señalados en la encuesta más reciente de Teneo.

“Teneo y su hotel y los miembros de DMC tienen una oportunidad única de intensificar y ayudar a resolver los desafíos de nuestros socios planificadores”, dice Mike Schugt. “Podemos presentar ofertas creativas que ahorran tiempo y que también pueden satisfacer sus resultados. Al comprender las necesidades que van más allá de las tarifas, las fechas y el espacio, los hoteles pueden brindar soluciones innovadoras a los desafíos que enfrentan los planificadores entre bastidores ".

Reto #1 Presupuestos. Los presupuestos inadecuados encabezaron la lista de desafíos para todos los participantes de la encuesta. Los planificadores citaron el aumento de los costes, especialmente en lo que respecta a alimentos y bebidas, sin un aumento comparable en los presupuestos. Las complejidades de obtener aumentos presupuestarios de varios departamentos corporativos afectan todos los aspectos del proceso de reunión, desde la capacitación del personal hasta la negociación de contratos. A pesar de una economía fuerte, algunos planificadores informaron de recortes presupuestarios. Los encuestados señalaron que la incapacidad de obtener financiación adecuada reflejaba una falta de comprensión de los profundos cambios en la industria de reuniones que exigían más, no menos, inversión. Las necesidades de los asistentes son muy diferentes hoy en día, especialmente entre los Millennials y la Generación Z, quienes requieren un alto grado de servicios técnicos, mayor participación y actividades entretenidas, necesidades que son difíciles de satisfacer con un presupuesto ajustado. Sin embargo, la dirección y los asistentes tenían expectativas extremadamente altas.

Solución sugerida: la forma fundamental en que los planificadores pueden lograr su presupuesto es ser transparentes y estar en comunicación abierta con una propiedad. Aunque la tendencia puede ser jugar las cartas cerca del chaleco, la transparencia desde el comienzo de las negociaciones es clave para una planificación eficaz y para mantener los costos bajo control. Si bien muchos planificadores sienten que deben reprimir algunas de sus preocupaciones presupuestarias hasta más adelante en el proceso de planificación, una visión honesta y completa de los objetivos y recursos de las reuniones permitirá a los hoteleros presentar un presupuesto realista.

Desafío # 2 Falta de tiempo. Las presiones de tiempo afectan a todas las empresas y organizaciones, pero algunas preocupaciones tienen ramificaciones particulares para la industria de las reuniones. Prácticamente todos los encuestados mencionaron la falta de tiempo e identificaron desafíos que podrían tener consecuencias de gran alcance. Con los enormes avances en tecnología que impactan en la industria, los hoteleros y planificadores notaron que a menudo no tenían tiempo para mantenerse al día con los desarrollos técnicos. Este problema se amplificó cuando los asistentes se adelantaron a los planificadores y hoteles en su propio uso de la tecnología. Capacitar a una nueva generación de planificadores de reuniones y personal del hotel es clave para el progreso de la industria. Pero pocos tuvieron tiempo para desarrollar programas efectivos, diseñados para satisfacer los diferentes puntos de vista y habilidades técnicas de una nueva generación. Más significativamente, a los encuestados les preocupaba que los abrumadores detalles del trabajo diario dejaran poco tiempo para la planificación estratégica a largo plazo. ¿Y la principal pérdida de tiempo? Demasiados correos electrónicos innecesarios.

Solución sugerida: los hoteles suelen estar inundados de clientes potenciales y es posible que no siempre puedan responder en 24 horas. Se anima a los planificadores a indicar su cronograma de respuesta por adelantado para que los hoteles y complejos turísticos puedan ofrecer una respuesta de mayor calidad. En el caso de los planificadores, pueden recopilar todas sus respuestas de clientes potenciales al mismo tiempo y estar seguros de que la calidad de la respuesta será mayor si se dedica un poco más de tiempo a las propiedades de interés. Los planificadores que obtienen más de 6 o 7 hoteles por cliente potencial y en varias ciudades tienden a ser tomados menos en serio por un hotel. Por lo tanto, los planificadores pueden ahorrar tiempo y mejorar la calidad de la respuesta al reducir la cantidad de fuentes hoteleras con las que contactan.

Si los planificadores pueden compartir la flexibilidad con las fechas al principio del proceso, ahorrarán tiempo y los hoteles pueden ofrecer múltiples opciones, que probablemente tendrán diferencias en los precios que generarán un mayor valor con el presupuesto. Darle al hotel tanta información como sea posible les ahorra tiempo a todos y puede ahorrar en el presupuesto.

Desafío n. ° 3 Mantenerse al día con la tecnología. En un entorno tecnológico que se mueve a la velocidad del rayo, mantenerse al día y conocer el impacto de la tecnología en la productividad de las reuniones puede resultar abrumador. Darse cuenta de que los asistentes millennials pueden estar muy por delante en cuanto a conocimientos técnicos, aplicaciones de tecnología y expectativas puede resultar intimidante. Incluso el liderazgo dentro de organizaciones selectas no siempre parece comprender cómo la tecnología está revolucionando la experiencia de las reuniones en la actualidad.

Solución sugerida: mantenerse actualizado y al frente del progreso tecnológico es fundamental para el resultado exitoso de cada reunión, conferencia o reunión social. Sí, todavía se aprecian algunas prácticas a largo plazo, como pizarras blancas y reproductores LCD. Pero interactuar con los dispositivos de los asistentes pone el aprendizaje de la reunión literalmente en manos de los conferenciantes de una manera que resuena dentro de una generación que creció con mensajes de texto, publicaciones en redes sociales, aplicaciones interactivas y más. Estas son las herramientas que utilizan para su vida diaria y deberían ser las herramientas que pueden esperar utilizar en las reuniones importantes para su éxito y el de su empleador.

Desafío # 4 Falta de creatividad. La burocracia corporativa de los hoteles de grandes marcas explica parcialmente la demanda de los planificadores de una mayor creatividad en el proceso de reuniones y un entorno empresarial mucho más flexible. Las marcas de hoteles más grandes a menudo tienen políticas corporativas que pueden poner límites a la creación de las mejores experiencias de reuniones para los planificadores. Pero no se puede ignorar la necesidad de innovación y eventos originales, el uso imaginativo de la tecnología, los ejercicios de trabajo en equipo efectivos, las nuevas experiencias incluso en los destinos más probados y verdaderos, y la alimentación diversa, sostenible y saludable.

Solución sugerida: Asóciese con un hotel o resort que trabaje creativamente con planificadores y grupos para construir un itinerario de reunión personalizado para un grupo específico y un conjunto de objetivos de reunión. Las propiedades de marcas pequeñas e independientes, por la propia naturaleza de su independencia, han demostrado ser expertas en descubrir creativamente y ayudar a planificar para lograr los objetivos de cumplimiento de planificadores y grupos profesionales, haciéndolo con un pensamiento innovador, un grupo altamente único iniciativas, y lejos de la programación de teambuilding común y corriente. Las empresas privadas de gestión de destinos también pueden ser un recurso importante, y Teneo sugiere asociarse con ellas para ayudar a que una ciudad o un destino cobre vida para conocer a los huéspedes, maximizando los recursos y atracciones locales de una manera que sea significativa para el grupo.

Desafío n. ° 5 Aumento de la complejidad y aumento de los costos de alimentos y bebidas. A medida que la población se vuelve más diversa, las preferencias alimentarias y los requisitos dietéticos se han vuelto más complicados. La creciente conciencia de los problemas de bienestar y sostenibilidad se suma a una combinación que podría volverse más problemática y costosa. Las solicitudes dietéticas paleo, cetogénicas, pescetarianas, veganas y religiosas se encuentran entre las tendencias más recientes en las cenas de conferencias en 2019. Los encuestados también pidieron una mejor gestión de los pedidos de alimentos para mantener bajos los costos y eliminar el desperdicio.

Solución sugerida: esta es un área donde los hoteles independientes y de marcas pequeñas pueden volverse ultra creativos para el planificador, ya que se encuentran en un modo más emprendedor y creativo, menos restringido por los requisitos y restricciones de las grandes marcas. Por lo general, pueden ofrecer un producto más creativo con costos reducidos. Al trabajar con chefs y gerentes de banquetes de estas propiedades al comienzo del proceso de planificación y ser sincero sobre las limitaciones presupuestarias, es posible obtener importantes ahorros en alimentos y bebidas mientras se logra la máxima creatividad.