¿Cómo comunicarse eficazmente con los clientes durante las vacaciones?

Me di cuenta de este punto después de una conversación con una amiga sobre una experiencia que tuvo con su contador. Después de recibir una carta preocupante de HMRC que estaba llena de errores y exigía pagos que ya había realizado, buscó la ayuda de su contador para obtener la tranquilidad que tanto necesitaba. A pesar de tener un acuerdo permanente de £125 más IVA mensual con la firma de contabilidad, su solicitud de asistencia, enviada a mediados de julio, recibió una respuesta automática que indicaba que el equipo estaba de vacaciones escolares y respondería en unos días. Mientras tanto, su factura habitual llegó sin falta. Pasaron seis días hábiles antes de que recibiera una breve actualización: "Estamos investigando esto", y luego silencio. Dos semanas después, sin más información, volvió a comunicarse solo para recibir otro mensaje automático que indicaba que la oficina reabriría el 30 de agosto: una espera total de seis semanas sin resolución. En consecuencia, mi amigo ahora está buscando un nuevo contador.

Consejos de comunicación para negocios durante las vacaciones

1 Advertir con antelación

Si ha planificado sus vacaciones con mucha antelación o ha decidido escaparse recientemente, es fundamental informar a su equipo lo antes posible. Esperar hasta el último momento para anunciar unas vacaciones de dos semanas puede suponer un estrés y una carga innecesarios para tus compañeros, que tendrán que gestionar tus tareas en tu ausencia. Un tiempo de preparación adecuado es esencial para todos los involucrados, en particular para aquellos que asumen trabajo adicional para garantizar la continuidad del negocio.

Es recomendable notificar a sus colegas al menos un mes antes de su partida, especialmente si desempeña un papel importante en su organización. Para evitar descuidos, configure recordatorios para actualizar a su equipo en las semanas y días previos a sus vacaciones, lo que ayudará a garantizar una transición sin problemas y evitar sorpresas inesperadas.

2 Delegar trabajos y tareas

Asegúrese de que cada detalle esté meticulosamente cubierto. Realice preparativos integrales para cualquier escenario, obligación o problema potencial que pueda surgir. Toma la iniciativa de seleccionar compañeros, oriéntalos para que asuman roles concretos e invierte tiempo en su formación integral respecto de las tareas que les estás encomendando. Si alguien interviene en las interacciones con sus clientes, equípelo con toda la información necesaria sobre los requisitos y expectativas únicos de cada cliente. Si otra persona gestiona temporalmente un proyecto que usted dirige, proporciónele una lista de verificación exhaustiva de los objetivos pendientes.

Elabore una guía completa que detalle la ubicación de archivos esenciales, contactos para diversos proyectos y procedimientos para manejar emergencias. El objetivo es evitar una avalancha de consultas urgentes que perturben tu tranquilidad durante las vacaciones. Adoptar un enfoque cauteloso garantiza que sus responsabilidades estén en manos confiables, lo que le permitirá estar tranquilo.

3 Prepare los canales de comunicación con anticipación

Si no puede dejar de comunicarse con los clientes mientras está de vacaciones, asegúrese de poder recibir las cartas y documentos necesarios en cualquier lugar. Ahora incluso hay un FAX desde iPhone: aplicación de fax, que puede sustituir a una máquina de fax. Este fax en línea se puede procesar, recibir y enviar libremente desde un teléfono inteligente. Si tienes una aplicación de fax y un iPhone, tienes todo lo que necesitas para trabajar con documentos. De manera similar a este ejemplo, debes considerar un plan de comunicaciones con otros tipos de comunicaciones con los clientes.

4 Cree un plan de regreso al trabajo

Volver a la oficina después de un tiempo libre a menudo puede resultar desalentador. Es probable que reciba una avalancha de correos electrónicos, mensajes de voz, memorandos, actualizaciones, desafíos y consultas urgentes no leídos.

Para volver a su flujo de trabajo sin problemas, es aconsejable elaborar una estrategia para lo que le espera después de su descanso. Considere la posibilidad de organizar una sesión informativa con algunos miembros del equipo para ponerse al día con los acontecimientos importantes durante su ausencia. Priorice la organización de su bandeja de entrada para centrarse primero en los correos electrónicos más críticos. Mantener una comunicación transparente y abierta con su equipo es crucial, ya que le permitirá comprender a fondo los desarrollos y avances realizados en proyectos o responsabilidades de las que estaba alejado.

5 Configurar el correo de voz fuera de la oficina

Asegúrese de que todas las bases estén cubiertas y prepárese minuciosamente para todos los escenarios, tareas o crisis imaginables. Interactúe con sus colegas, delegándoles tareas específicas y brindándoles capacitación integral sobre las tareas que les está confiando. Si alguien lo representará en las reuniones con clientes, bríndele información detallada sobre los requisitos y preferencias únicos de los clientes. Si otro colega se hace cargo de un proyecto en particular en su ausencia, proporciónele una lista exhaustiva de tareas pendientes que detalla cada tarea que debe completarse.

Elabore una guía completa que detalle la ubicación de archivos importantes, puntos de contacto para diversos proyectos y procedimientos para manejar emergencias. El objetivo es evitar una avalancha de correos electrónicos urgentes que interrumpan su relajación junto a la playa. Es más prudente pecar de cauteloso y asegurarse de que sus proyectos estén en manos expertas antes de partir.

Conclusión

Informar a los clientes con antelación de su indisponibilidad es una práctica prudente. Cuando estoy de vacaciones, por ejemplo, mis clientes habituales ya saben que no podrán programar ninguna sesión de coaching durante ese período. Configuré una respuesta automática por correo electrónico para acusar recibo de los mensajes recibidos, especificando las fechas en las que estaré fuera de la oficina. Para quienes tengan consultas urgentes, la respuesta incluye un número de contacto. Los mensajes enviados a este número me serán enviados por mensaje de texto y me comprometo a responder dentro de las 24 horas.