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Una breve guía sobre por qué debería elegir una sala de datos virtual para su negocio

Escrito por Linda S. Hohnholz

En el mundo de la era digital, existe la necesidad de almacenar y proteger la información comercial confidencial de la manera más eficiente. Como propietario de un negocio, debe estar seguro de que los compradores solo pueden ver los documentos necesarios, evitando el riesgo de una exposición no deseada.

Una de las formas más eficientes de proteger los datos es utilizar servicios de salas de datos virtuales que alojan documentos confidenciales de forma segura. A diferencia de los servicios básicos para compartir archivos, Sala de datos virtuales ofrece amplias funciones de seguridad y control que reducen los riesgos y protegen su información comercial confidencial.

¿Qué tipo de empresas utilizan salas de datos virtuales?

Los servicios de sala de datos virtuales ahora se consideran un requisito estándar para el almacenamiento seguro de información confidencial para muchos sectores comerciales. Algunos de ellos incluyen:

  • Bufetes de abogados: deben celebrar acuerdos confidenciales con sus clientes. Dado que los abogados viajan con frecuencia, necesitan una sala de datos virtual para documentos seguros.
  • Bancos financieros: con salas de datos virtuales, las partes autorizadas pueden acceder a datos relevantes en tiempo real.
  • Tecnología de la información y la comunicación: estas empresas utilizan VDR para compartir documentos cuando trabajan con sus colegas.
  • Otras industrias incluyen biotecnología, educación, farmacéutica, venta minorista, entretenimiento, bienes de consumo, etc.

Por qué debería configurar una sala de datos virtual para su empresa

Hay muchas razones por las que necesita configurar un VDR. Estos son algunos de los más importantes.

Ofrece seguridad de datos

Cuando configura su negocio para un VDR, sus datos se restringen a empleados limitados para evitar el robo de datos. De esta manera, la información confidencial no se verá comprometida. Puede decidir quién tiene control sobre qué documentos. Se utilizan medidas de seguridad para acceder a los datos como Contraseñas seguras, firmas digitales y nombres de usuario.

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Administrar documentos

Podrás tener todos tus documentos organizados y en un único dispositivo seguro. Al acceder a datos en VDR, puede buscar fácilmente a través de archivos con nombres de carpetas. Dado que tiene control total sobre quién puede verificar los datos, nadie puede manipular los archivos.

Costo amigable

En comparación con el almacenamiento de datos tradicional, VDR es más asequible y rentable, ya que no implica costos de equipo. Además, proporciona una gestión de documentos de seguridad mejorada. El costo de agregar servidores adicionales a su oficina también se elimina con VDR.

Cómo elegir los mejores servicios de sala de datos virtual

Con numerosos servicios de datos de habitaciones virtuales, debe elegir el adecuado que valga su dinero y su tiempo. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a elegir el mejor.

Control documental adecuado

No todos los proveedores de VDR garantizan un control completo de los documentos a sus clientes. Por lo tanto, debe confirmar con su VDR y asegurarse de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a ciertos archivos.

Tamaño del archivo

Asegúrese de consultar con el proveedor de VDR qué tipo de archivos admite su sistema. Antes de registrarse en un proveedor específico, verifique el tamaño máximo de archivo que puede almacenar.

Colaboración segura

La colaboración entre socios y clientes es un aspecto importante de una empresa y una organización. Para ello, necesitará la opción de colaborar de forma segura mediante un VDR. Consulte con su proveedor sobre este asunto y verifique si brindan herramientas de protección como la autenticación multifactor.

Amigable para los usuarios

Al elegir un VDR para su negocio, verifique que sea fácil de usar para garantizar la máxima eficiencia. Incluso con fuertes medidas de seguridad, es imposible aprovechar el sistema si es difícil de implementar.

Solicite una prueba gratuita

Solicite una prueba gratuita antes de comprometerse con un servicio. De esta manera, puede probar los servicios de VDR en un tiempo limitado para evaluar cómo funcionan para su negocio.

Seguridad de Datos

Asegúrese de que los servicios de VDR brinden una fuerte protección contra el acceso no autorizado a su información. Deben proporcionar herramientas de seguridad como protección con contraseña, cifrado de documentos, autenticación multifactor, etc.

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Acerca del autor.

Linda S. Hohnholz

Linda Hohnholz ha sido la editora en jefe de eTurboNews durante muchos años.
Le encanta escribir y presta mucha atención a los detalles.
También está a cargo de todo el contenido premium y los comunicados de prensa.

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