Produciendo grandes eventos

Los grandes eventos son una parte importante del turismo. Ya se trate de conferencias o convenciones, eventos deportivos o mítines religiosos, los eventos importantes afectan a casi todas las áreas de la industria turística.

Los grandes eventos son una parte importante del turismo. Ya se trate de conferencias o convenciones, eventos deportivos o mítines religiosos, los eventos importantes afectan a casi todas las áreas de la industria turística. Los grandes eventos significan ocupación hotelera, compras en establecimientos minoristas locales, compra de alimentos para y durante el evento, y un aumento en los ingresos por restaurantes y entretenimiento. Los grandes eventos también ofrecen a la comunidad local un enfoque no casual para la planificación turística.

Si bien el mercado del turismo de ocio está abierto a altibajos económicos debido a cualquier cosa, desde un cambio en las condiciones climáticas hasta un acto de violencia, los acontecimientos importantes producen una población mucho más estable. En el mundo de los grandes eventos, la mayoría de los desembolsos financieros se realizan con mucha antelación y, como tal, el evento está menos sujeto a las fluctuaciones del mercado. Por otro lado, existe una dura competencia entre lugares para el negocio de eventos importantes y, en algunos casos, como en algunas formas de campeonatos deportivos, es el equipo ganador el que determina quién será la comunidad anfitriona.

Los eventos cubren una amplia gama de campos, desde cenas de recaudación de fondos hasta mítines políticos, desde eventos deportivos hasta reuniones escolares, desde conferencias profesionales y académicas hasta reuniones familiares o experiencias religiosas, todos son eventos y contribuyen a la salud económica de una comunidad. Para ayudarle a conseguir las mejores reuniones y eventos especiales para su comunidad, considere algunos de los siguientes.

Si está intentando atraer un nuevo evento especial, estudie todos los aspectos del evento antes de ofertar por él. A menudo, las comunidades que compiten por eventos especiales simplemente no hacen sus deberes. Antes de hablar con un especialista en eventos, asegúrese de conocer los conceptos básicos: ¿cuáles son los datos demográficos de este evento? ¿Cuáles son sus necesidades especiales? ¿Qué no quieren? ¿Cómo coinciden sus fechas con las tuyas? Por ejemplo, si va a asistir a una convención religiosa o un evento especial, es posible que desee considerar qué bebidas servir y cuáles debe evitar.

Para obtener la mejor ventaja competitiva, considere sus fortalezas y debilidades. Hacer una buena evaluación de lo que tu comunidad tiene para ofrecer en un evento es fundamental. Haga preguntas como: ¿Cómo se compara con otros en su rango de precios? ¿Sus empleados son multilingües? ¿Qué piensan los clientes potenciales sobre lo que usted tiene para ofrecer y sobre lo que ofrecen otros?

Asegúrese de conocer las respuestas a lo que en inglés se llaman las preguntas básicas "w": quién, por qué, cuándo y qué. Estas son las preguntas esenciales que no sólo producen eventos exitosos sino que crean publicidad boca a boca positiva. Asegúrese de poder responder completamente: ¿Quién organiza el evento y a quién está dirigido? ¿Por qué realizan este evento? ¿Cuándo se llevará a cabo el evento? ¿Dónde quieren realizar el evento? ¿Sus instalaciones son adecuadas? ¿Qué expectativas tienen los organizadores de eventos? ¿Puede usted cumplirlas?

Desarrollar listas de verificación sofisticadas. Asegúrese de que su lista de verificación vaya más allá de lo básico. Incluya elementos como: ¿qué requisitos VIP necesitará el evento especial? ¿Los organizadores de eventos necesitan que usted programe citas con el jefe de bomberos u otros funcionarios de la ciudad? ¿Qué pasa si el aeropuerto cierra? ¿Necesitas coordinar con un servicio de ambulancia? ¿Qué problemas pueden tener los asistentes cuando se encuentran fuera del recinto del evento? ¿Qué sensibilidades políticas, médicas, religiosas o sociales especiales podrían tener los asistentes al evento?

Saber a qué amenazas puede estar sometido el evento. Por ejemplo, ¿se encuentra en una zona de huracanes? ¿Es probable que esta conferencia tenga luchas políticas internas que podrían afectar su localidad? ¿Esta conferencia actúa como un imán para el terrorismo o se convertirá en una perturbación para las empresas y los ciudadanos locales? Por ejemplo, los acontecimientos políticos a menudo requieren el cierre de calles, cambios en los patrones de tráfico y otros inconvenientes para los residentes locales. Si bien no representan una amenaza para los asistentes a la convención, pueden convertirse en “amenazas” para la cordura de la población local y de otras empresas.

Decide cuál es el mejor uso de tu tiempo. Los eventos son realmente momentos controlados en el tiempo en los que se crean recuerdos. Como tal, la forma en que administre su tiempo afectará el éxito o el fracaso de un evento. Cuando trabaje con un administrador de eventos, dedique algo de tiempo a saber quién está a cargo de cada uno de los aspectos del evento.

Conozca cuáles son las necesidades de tiempo del evento y prepare un cronograma para su papel en el evento. A menudo son las pequeñas cosas las que conquistan a un cliente o hacen que un evento sea especial. Tener un cronograma significa que hay menos posibilidades de que se produzca un error o un descuido. Los cronogramas deben indicar no sólo cuándo se iniciará algo sino también cuándo se completará.

-Ofrecer el mejor soporte tecnológico posible. En el mundo actual, caracterizado por un ritmo presencial y multitarea, la tecnología es la reina. Los hoteles que cobran por Internet no les hacen ningún favor a ellos mismos ni a su comunidad. Informe a sus administradores de eventos qué tecnología tiene. No haga demasiadas promesas, muchos administradores de eventos y empresarios son implacables cuando se trata de no cumplir con una pieza de tecnología prometida.

Nada recupera a las personas tan bien como una sonrisa y la voluntad de arreglar las cosas. Por muy bien que planifiques un evento, algo saldrá mal. La mayoría de la gente entiende que ocurrirán contratiempos, lo que no es aceptable es negarse a reconocer estos errores y corregirlos. Decir simplemente “lo siento” no es más que una forma educada de eludir la responsabilidad. No pongas excusas: hazlo bien y hazlo bien con una sonrisa alegre. La conclusión es que los grandes eventos son una forma de turismo y la esencia del turismo es el servicio al cliente. La comunidad que olvida esta regla básica está jugando con su industria turística y su reputación.

http://www.tourismandmore.com

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linda hohnholz

redactor jefe para eTurboNews con sede en la sede de eTN.

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