Las 10 tendencias principales que impactan y transforman las reuniones en 2021

Las 10 tendencias principales que impactan y transforman las reuniones en 2021
Las 10 tendencias principales que impactan y transforman las reuniones en 2021
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Escrito por harry johnson

Después de muchos meses de oficiar fuera del hogar y conectarse virtualmente con colegas y clientes, hay un anhelo de unirse, reconectarse, reconstruir el equipo y reavivar el espíritu de equipo.

  • Las reuniones corporativas en 2021 son principalmente un impulso regional en este punto, aunque los analistas están viendo que las reuniones aéreas se llevan a cabo durante la última parte del año.
  • Convirtiéndose rápidamente en el nuevo estándar en hotelería, la tecnología sin contacto se recuperó durante los últimos meses y sobrevivirá a la pandemia.
  • En muchos destinos, las regulaciones estatales están restringiendo el tamaño de los eventos a tan solo 10 a 15 personas, por lo que es comprensible que el tamaño promedio del grupo en 2021 sea menor.

Los expertos de la industria han anunciado las Diez Tendencias Principales que están impactando y transformando las reuniones en 2021.

Si hay algo que el sector de reuniones aprendió en 2020 es la verdadera definición de lo que significa hacer una pausa y girar, y cuán resilientes y creativas son las personas en la industria de reuniones. Con la previsión de una vacunación generalizada a finales de la primavera, los expertos de la industria están viendo los primeros signos de una demanda reprimida de reuniones y encuentros. Los analistas ven 2021 como un año de cambio que iniciará una recuperación sustancial para la industria de reuniones.

Tendencia 1) Camino a la recuperación

La industria está expresando optimismo, ¡por primera vez desde que comenzó la pandemia! Se están administrando vacunas a segmentos cada vez mayores de la población, lo que aumenta el optimismo para el regreso de la industria de reuniones durante el tercer y cuarto trimestre de este año. Según un proveedor líder de tecnología para reuniones, eventos y hospitalidad, hasta la fecha en 2021, las solicitudes de propuestas para reuniones han alcanzado los niveles más altos desde marzo de 2020. A medida que los destinos comienzan a abrirse de manera segura, también lo hacen el tamaño y la cantidad de reuniones grupales.

Tendencia 2) Reuniones de viaje por carretera

Las reuniones corporativas en 2021 son principalmente un impulso regional en este punto, aunque los expertos están viendo que las reuniones aéreas se llevan a cabo durante la última parte del año. Las reuniones híbridas siguen siendo una opción clave para incluir a equipos completos dentro de una reunión, con asistentes cercanos conduciendo y aquellos que están más lejos asistiendo virtualmente debido a aprensiones de viaje, o ya que algunos pueden necesitar permanecer en casa por razones familiares o de salud. Dicho esto, la demanda de reuniones híbridas no es tan fuerte como se esperaba. Parece que el deseo de reunirse en persona supera con creces las reuniones híbridas, y es posible que se sienta cansado con las conexiones remotas.

Tendencia 3) Controlador de tecnología

La tecnología puede hacer o deshacer una experiencia de reunión y los planificadores lo saben mejor que cualquier otro. Entonces, ¿cuál es la solicitud de tecnología más importante y la preocupación entre los planificadores para una excelente experiencia de conferencia en 2021? ¡Banda ancha! ¡El ancho de banda es la prioridad tecnológica número 1, 2 y 3! Después de eso, está la capacidad de reunión virtual de una propiedad y un equipo de soporte técnico dedicado disponible en cualquier momento durante la reunión.

Tendencia 4) Año del SMERF

¡Y no las pequeñas criaturas azules que crecimos viendo en la televisión pública! Uno pensaría que las principales farmacéuticas dominarían en 2021, o la industria de la tecnología, o la industria de seguros o financiera reinaría como el segmento de la industria más importante que entrega la mayoría de consultas y reuniones. Pero no este año. En 2021, todo gira en torno al negocio SMERF, ¡con un gran énfasis en las reuniones sociales, educativas y religiosas!

Tendencia 5) ¡No toques!

Convirtiéndose rápidamente en el nuevo estándar en hotelería, la tecnología sin contacto se recuperó durante los últimos meses y sobrevivirá a la pandemia. Se ha convertido en la expectativa de los planificadores y los invitados a las reuniones, facilitado por las capacidades de los teléfonos inteligentes en el check in y el check out. Desde la llegada hasta el ingreso a la habitación de invitados, el registro de conferencias y agendas de reuniones, los servicios de conferencias y cenas con menús virtuales para pedir desayuno, almuerzo, cena, bebidas o servicio a la habitación, ¡la tecnología sin contacto está aquí para quedarse!

Tendencia 6) Cena reinventado

Códigos QR y menús sin contacto, buffets atendidos, selecciones de menús empaquetados individualmente, la reinvención de la comida a la carta con ensaladas gourmet frescas, camarones a la parrilla con orzo y que, además de selecciones de alimentos frescos sellados y bocadillos, pueden ir acompañados de mascarillas, agua embotellada y desinfectantes para manos dentro de la caja. Algunas propiedades incluso están elevando la harina de caja a cajas de pastoreo en lugar de mesas de pastoreo. Sin embargo, se mantiene una fuerte preferencia por las comidas servidas o los buffets modificados con selecciones empaquetadas individualmente y las opciones culinarias frías y calientes servidas por el personal, todo detrás de plexiglás de seguridad. Dado el entorno actual, las propiedades están acomodando a los invitados a las reuniones de cualquier manera que puedan, adaptándose a las preferencias individuales de los clientes, que también pueden incluir comidas bento box y entremeses empaquetados, así como servicio de catering en las habitaciones. Ecológico como siempre, las comidas envasadas individualmente se presentan en envases ecológicos seleccionados.

Tendencia 7) Creativo, local y sostenible: ¡algunas cosas nunca cambian!

En 2021, la creatividad, el gusto y el eco-atractivo son prioridades importantes para los planificadores y los invitados: la pandemia no ha cambiado lo que hace que la cena sea deliciosa, memorable, preparada de manera responsable y de la que se habla seis meses después. Los equipos culinarios siguen siendo excepcionalmente apasionados por proporcionar alimentos sostenibles y de origen local, no solo por su frescura, sino también para apoyar a los agricultores y proveedores locales durante este tiempo desafiante. ¡Las experiencias gastronómicas de la granja a la mesa son hoy más importantes que nunca! En todas las regiones, reina la comida al aire libre, con chefs en las regiones del norte que planean abundantes menús de invierno que se sirven en grandes espacios al aire libre rodeados de fogatas y calentadores, lo que permite experiencias gastronómicas seguras, atractivas y socialmente distanciadas bajo las estrellas ... a menudo maridando con bebidas exclusivas que reconfortan el alma como Cócteles ahumados de Bourbon Manhattan y Old Fashioned. 

Tendencia 8) El tamaño importa

En muchos destinos, las regulaciones estatales restringen el tamaño de los eventos a tan solo 10 a 15 personas, por lo que es comprensible que el tamaño promedio del grupo en 2021 sea menor. Sin embargo, con más destinos que reducen sus restricciones, estamos viendo solicitudes de grupos más grandes de 50 a 100 huéspedes, reservando en propiedades más grandes que ofrecen un amplio espacio para el distanciamiento social, con algunos espacios de descanso ofrecidos afuera para un mayor alojamiento de distanciamiento social con sesiones de grupos pequeños. y con escapadas selectas que se ofrecen virtualmente para que los huéspedes puedan pasar fácilmente a la escapada de su elección. Las reuniones que se programan en 2021 se extienden por 2 días en promedio, lo que no es muy diferente a años anteriores. Las tarifas de los paquetes de reuniones se mantienen, en promedio, con las negociadas en 2019 para seguir siendo competitivas y ganar negocios. Las propiedades se están preparando para muchas reuniones para reservar de último momento durante todo el año.

Tendencia 9) ¡Una nueva perspectiva!

Reunirse al aire libre ha sido una tendencia divertida en los últimos años. En 2021, es una necesidad. Se están creando espacios al aire libre donde no existen actualmente: los patios de los salones de baile, los jardines escénicos del resort y las playas de arena ahora son salas de reuniones para grupos más grandes, al igual que las terrazas de los restaurantes, las cubiertas de la piscina, los pabellones al aire libre y las salas de tiendas recién instaladas que reimaginan lo “tradicional”. ”Sala de reuniones este año. Las sillas Adirondack son suplentes para asientos ergonómicos, los elementos calefactores portátiles brindan calidez a las habitaciones al aire libre en los climas del norte. En su caso, el plexiglás ofrece otra línea de seguridad. ¡Y las vistas de la sala de reuniones nunca han sido mejores!

Tendencia 10) Socios en la planificación

Cumplir con el lenguaje del contrato es donde el caucho se pone en marcha en 2021. Muchos planificadores son inflexibles sobre la necesidad de flexibilidad en torno a las cláusulas de deserción, las cláusulas de cancelación y tarifas, las cláusulas de cambio de reserva, las cláusulas de tarifas grupales y las comisiones. Aunque avanza a un ritmo más rápido que antes, las vacunas se han administrado recientemente de manera más amplia y los planificadores siguen siendo cautelosos a la hora de reprogramar las reuniones a corto plazo. Muchos encuentran consuelo en el Programa Acelerador de Reuniones de Benchmark, que se lanzó al comienzo de la pandemia, que ofrecía cero tarifas de deserción o cancelación y cero riesgo de cambiar la reserva hasta el 31 de marzo de este año. Los planificadores son muy conscientes de lo que ha pasado la industria y están ansiosos por ser un socio, especialmente para aquellos hoteles que han sido amables con las políticas de cancelación y se han mantenido en contacto activo.

Tendencia de bonificación: la importancia de un destino

La experiencia del destino y la programación del destino son una de las principales prioridades de este año, en particular, los destinos para autoservicio que ofrecen una accesibilidad de transporte significativa. De hecho, ¡la experiencia del destino probablemente nunca haya sido más importante! Los planificadores están solicitando inmersiones profundas en las comodidades culturales locales de un destino, ya que la mayoría de los destinos ofrecen amplios espacios abiertos deseables para actividades / experiencias de distanciamiento social, pacíficas, relajantes y seguras que se pueden personalizar según las necesidades del grupo. Los resorts con programas de bienestar ofrecen grupos de reunión: experiencialismo, bienestar y autocuidado, sanación e inmersiones en la naturaleza, incluidas actividades de proveedores de resort. Y, al igual que las salas de reuniones al aire libre, ¡no puede superar las vistas!

Tendencia adicional: ¡espíritu a través de la vinculación del equipo!

Es muy probable que nunca haya habido una necesidad mayor que en 2021 de programación de teambuilding. Después de muchos meses de oficiar fuera de casa y conectarse virtualmente con colegas y clientes, hay un anhelo de unirse, reconectarse, reconstruir el equipo y reavivar el espíritu de equipo. Es una necesidad humana básica. La necesidad de hacerlo al aire libre, dados los tiempos, es ideal para el teambuilding y estos programas se están solicitando activamente. Pesca con Mosca Orvis, Escuela de Manejo Land Rover, cetrería, senderismo, golf, búsqueda del tesoro Lost Shaker of Salt, cursos de mixología de margaritas, regatas de botes de cartón Continental Drifter, Flip-flops & Tie-dye Kind of a Day, bolos de coco, lanzamiento de hachas ... cualquier cosa que ofrezca al equipo la oportunidad de relajarse, reconectarse, compartir y profundizar en experiencias de renovación, ganar coraje y tal vez desahogarse.

Acerca del autor.

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harry johnson

Harry Johnson ha sido el editor de asignaciones de eTurboNews por más de 20 años. Vive en Honolulu, Hawái, y es originario de Europa. Le gusta escribir y cubrir las noticias.

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