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Trabajar con planificadores de reuniones y convenciones

petertarlow
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Escrito por Dr. Peter E. Tarlow

Los planificadores de reuniones y convenciones (MCP) desempeñan un papel fundamental en la industria del turismo. A menudo, no solo deciden qué comunidad recibirá una convención lucrativa, sino que sus opiniones también importan en la forma en que se percibe una comunidad y, como tal, actúan como parte del equipo de marketing no oficial de una comunidad. No solo importan sus opiniones, sino que las convenciones turísticas y las ciudades de reuniones deberían recordar que las percepciones suelen ser más poderosas que los hechos y que el estilo suele tener prioridad sobre la sustancia.

Además, existe una tendencia creciente de que los asistentes a la convención utilicen el período anterior o posterior a la convención como una forma de combinar los negocios con el placer. La reunión o convención no solo es una forma de aumentar los negocios, sino que también brinda oportunidades de vacaciones adicionales para el visitante e ingresos adicionales para la comunidad anfitriona.

Esa fusión de negocios y placer también puede significar que aquellos que asistan a una conferencia, reunión o convención exitosa probablemente transfieran su experiencia comercial positiva al hotel, resort y comunidad en la que se llevó a cabo el evento.

En el lado opuesto de la moneda, ocurren problemas y cuando ocurren estos errores, a menudo la comunidad anfitriona o su reputación son los primeros en sufrir. Nunca olvide que el turismo es la venta de sueños, y el organizador de reuniones puede ser de gran ayuda para garantizar que la visita a su comunidad, hotel o atracción sea inolvidable y no una pesadilla que un visitante podría querer olvidar.

Los planificadores de convenciones y reuniones son una parte integral de los esfuerzos de marketing de cualquier lugar. Las oficinas nacionales de turismo, los profesionales del turismo o las oficinas de convenciones y visitantes deben encontrar formas de integrar el CMP en los esfuerzos de marketing de la localidad. Desafortunadamente, hay ocasiones en las que un lado o el otro no reconocen esta interacción necesaria. Cuando los organizadores de reuniones ven su trabajo como nada más que organizar y facilitar una reunión o convención, la comunidad entera pierde.

Para ayudar a todos en el turismo a comunicarse mejor con los organizadores de reuniones, “Turismo Tidbits” ofrece lo siguiente para su consideración.

- Un buen negocio es cuando todos ganan. Eso significa que todos deben comprender las necesidades de la otra persona. CMP busca satisfacer a sus clientes y buscar la mejor oferta al menor costo. Los funcionarios de turismo buscan poner "cabezas en las camas", llenar hoteles y generar la mayor cantidad de ingresos para sus electores. Para que ambas partes ganen, deben comprender la negociación desde la perspectiva del otro.

  • Ofrezca un curso sobre el turismo de su comunidad a proveedores turísticos locales. A menudo, cada componente de la industria turística olvida que es parte de una experiencia total. Los visitantes y los CMP no juzgan a una comunidad con un solo criterio, sino que miran el paquete total. Solicite a los hoteleros locales y a los representantes de atracciones que ayuden a impartir el curso en forma conjunta, lo que permitirá que todas las partes de la industria comprendan las necesidades y los requisitos de los demás.

- Atraer la reunión adecuada para su comunidad. No todas las comunidades son el lugar adecuado para cada reunión o convención Cuando intente atraer una convención o reunión a su comunidad, considere lo siguiente incluso antes de enviar la literatura promocional junto con su oferta:

  1. Crea un inventario completo de lo que tu ciudad puede ofrecer a una empresa para una reunión exitosa:

Enumere los elementos que necesitaría una reunión, priorice

estos elementos y vea lo que su comunidad tiene y le falta.

  1. Sepa lo que su ciudad / sitio tiene para ofrecer:

Califique su ciudad de acuerdo con categorías tales como: tiempo de viaje, arterias de transporte, instalaciones disponibles y tipos de atracciones.

  1. Sepa lo que su ciudad / sitio no ofrece: Analice las razones por las que no le gustaría reunirse en su localidad. ¿Qué inconvenientes necesitas superar?
  2. Sepa que no todas las reuniones son iguales:

Los diferentes tipos de convenciones requieren diferentes instalaciones. Recuerde que no todas las ciudades son adecuadas para cada tipo de reunión. Vaya tras la reunión cuyas necesidades sean satisfechas por las instalaciones de su ciudad.

  1. Asegúrese de que las agencias de la ciudad trabajen juntas.

El profesional de CVB necesita pasar casi tanto tiempo con los directores de otras agencias de la ciudad como con su propio personal. Los visitantes ven una ciudad entera, y cuando las agencias trabajan juntas, se está construyendo una base para el retorno del negocio.

6 Póngase en contacto con organizaciones que han celebrado reuniones en lugares de convenciones en lugares similares al suyo.

A las personas les gusta la variedad, pero a menudo buscan ubicaciones similares a lugares donde han tenido reuniones exitosas en el pasado. Cambie los nombres de las organizaciones con otras ciudades que sean similares a la suya.

  • Aconsejar a los organizadores de la convención en perspectiva que trabajen con un planificador de reuniones local que conozca bien a la comunidad. Estos planificadores locales quieren que el planificador de convenciones de fuera de la ciudad tenga éxito y tienen el conocimiento de primera mano sobre qué hacer y qué hacer. Contar con la ayuda de los lugareños también aumenta la credibilidad de la comunidad.
  • Discuta con el planificador de reuniones de fuera de la ciudad sus conceptos de servicio al cliente. ¿Cómo quieren que su comunidad maneje un problema de mal servicio? ¿Tienen requisitos específicos en materia de seguridad y protección? ¿Qué cuestiones de responsabilidad deben discutirse antes de firmar cualquier contrato? Si ocurriera un percance o una situación negativa, ¿cómo se puede lograr el control de daños?
  • ¿Cuáles son algunas de las necesidades especiales que tiene la reunión y puede su comunidad satisfacer estas necesidades? Los Estados Unidos (y el mundo) son lugares muy diversos con necesidades especiales que van desde lo físico hasta lo filosófico. Antes de hacer una oferta para una convención o reunión, sepa si puede proporcionar artículos como:

√ sensibilidad a las leyes y restricciones dietéticas

√ sensibilidad a las necesidades médicas de los asistentes a la reunión

√ sensibilidad a los problemas del crimen y la seguridad

√ sensibilidad a las costumbres y hábitos locales

√ sensibilidad a las necesidades religiosas y culturales de los asistentes

√ la capacidad de proporcionar servicios bilingües o multilingües

  • ¿Su comunidad y el lugar propuesto han recibido la certificación de seguridad turística? Una comunidad con certificación turística puede decirle a los posibles MCP que ha elegido un lugar que ofrece una reunión bien organizada, un buen servicio y una experiencia turística especial en un entorno seguro y protegido.